ACTAS DE REUNIÓN CON PADRES DE FAMILIA

Te pasa que tienes una reunión importante con los padres de familia, ya sea para entregar evaluaciones trimestrales, ver algún tema importante, con alumnos sobresalientes o alertas, entre otros.

Pero además de todo eso, tu directivo, o autoridad superior te pide al final entregar copia del acta de reunión para guardarla en el expediente del grupo o del ciclo escolar, según corresponda, pero te pide corregir o complementar.

Por ello, te comparto algunos puntos importantes a considerar antes, durante y después de cada reunión.

¿Qué es una acta de reunión con padres de familia?

Es un documento formal que registra los puntos clave discutidos, los acuerdos alcanzados y las responsabilidades asignadas durante una reunión entre la escuela y los padres o tutores de los alumnos.

¿Cómo se organiza el acta?

Su estructura puede variar ligeramente según la institución y el propósito de la reunión, pero generalmente incluye las siguientes partes esenciales:

I. Encabezado o Datos Generales:

• Título: “Acta de Reunión con Padres de Familia” o un título más específico si la reunión tuvo un tema particular (ej., “Acta de Reunión Informativa sobre el Inicio del Ciclo Escolar”).
• Nombre de la Institución Educativa: Nombre completo de la escuela.
• Fecha y Hora de la Reunión: Día, mes, año y hora de inicio y (si se conoce) de finalización de la reunión.
• Lugar de la Reunión: Salón, auditorio o espacio donde se llevó a cabo la reunión.
• Grado o Grupo (si aplica): Especificar el grado o grupo de los alumnos cuyos padres fueron convocados (ej., “Reunión con Padres de Familia de 3° Grado”).
• Asunto u Objetivo de la Reunión: Breve descripción del tema principal o el propósito de la reunión.

II. Desarrollo de la Reunión:

• Lista de Asistencia:
  • Docente(s) o Representante(s) de la Escuela: Nombre y cargo de los maestros, directivos o personal escolar presente.
  • Padres de Familia o Tutores: Lista de los nombres de los padres o tutores que asistieron. Puede incluir un espacio para la firma como confirmación de asistencia. En reuniones grandes, a veces se omite la lista detallada y solo se registra el número total de asistentes.
    • Es importante que si ya tienes previamente quien estará presente la lleves impresa o algún formato que permita recabar información, por ejemplo, su correo electrónico, teléfono, o algún otro dato que sea relevante para la comunicación con ellos.
• Orden del Día (ya sea asignada por la institución o por el responsable de la reunión): Enumeración de los temas que se iban a tratar durante la reunión.
  • Es importante que trates de no mezclar temas, por ejemplo, en reuniones pedagógicas evita tratar temas administrativos de la asociación de padres, sobre todo porque no te corresponden como docente, o son temas que no son relevantes en el momento y es más importante tratar asuntos educativos sobre los alumnos.
• Desarrollo de los Puntos del Orden del Día:
  • Relato de la Discusión: Descripción detallada de lo que se habló sobre cada punto del orden del día. Es importante resumir las intervenciones clave, las preguntas planteadas por los padres y las respuestas proporcionadas por la escuela.
    • No olvides mencionar nombres, al ser una reunión publica, es decir, asamblea, es importante destacar quien realiza las sugerencias, observaciones o dudas, con ello se da mayor información importante, además de redactar textualmente, por ejemplo, si el padre de familia menciona la palabra “mijo”, escribe tal cual, evita corregir, y escribe entre comillas, por ejemplo: “mijo dice que uste nunca revisa las tareas”.
      • TEN FORMATOS A LA MANO PARA QUEJAS, no olvides agregar que redacten sugerencias y compromisos ante esas quejas, ya que muchos padres de familia se quejan de muchas cosas, pero no suelen sugerir opciones o comprometerse a algo.
  • Acuerdos y Decisiones: Registro claro y específico de los acuerdos alcanzados y las decisiones tomadas sobre cada tema. Estos deben ser redactados de manera precisa y concisa. NO OLVIDES INCLUIR TOTALES, VOTACIONES, PORCENTAJES, ETC, por ejemplo, sugiere una mamá pagar para sacar copias de los anexos, y así evitar hacer gastos excesivos, se redacta la sugerencia, se pone a votación y se redacta.
    • Te dejo un ejemplo: La sra Sofía López, sugiere que se realice el pago semanal de $5 pesos para copias, se pone a votación y de los 30 padres de familia asistentes, 29 votan a favor, la Sra Karla Pérez, no está de acuerdo ya que considera que ella puede imprimir, pero se le aclara que eso podría ser complicado, sin embargo, se buscarán formas para resolver esa sugerencia, se le invita a cumplir en tiempo y forma.
  • Responsabilidades Asignadas: Si se asignaron tareas o responsabilidades a padres, alumnos o personal escolar, se debe especificar claramente quién es responsable de qué acción y la fecha límite (si aplica).
    • Si ya lo tienes preorganizado, puedes llevar los formatos y solamente se llenan en ese momento, por ejemplo: vocal, suplente, secretaría, tesorera de grupo, según sea el caso.

III. Asuntos Generales (si surgieron o si se dió tiempo para asuntos que no fueron preorganizados):

• Registro de cualquier otro tema o inquietud planteada por los padres o la escuela que no estaba incluido en el orden del día.
• Se deben documentar las discusiones, acuerdos y responsabilidades que surjan en esta sección.
  • ES SUMAMENTE IMPORTANTE QUE NO OLVIDES ANOTAR NOMBRES Y si el tema no puede ser resuelto por ti, comentar que se enviará a las autoridades correspondientes para que sea atendida, sin embargo, no olvides que siempre debes compartir con tu autoridad superior.

IV. Conclusiones y Seguimiento:

• Resumen de los Acuerdos Principales: Breve recapitulación de los acuerdos más importantes alcanzados durante la reunión.
  • SE PUNTUAL CON FECHAS, CANTIDADES, ETC, por ejemplo, el pago de copias redacta brevemente: SE PAGARÁN $5 PESOS TODOS LOS LUNES A LA TESORERA, LA SRA JULIA MONTES, la cual se encargará de sacar las copias que solicite la docente. ES IMPORTANTE QUE COMO DOCENTE EVITES RECIBIR DINERO O REALIZAR COMPRAS, si por factor de distancia, lugar, etc, es necesario que lo hagas, evita hacerlo directamente, es mucho mejor que la tesorera te pague lo que gastaste a que te den dinero y tengas que gastar y comprobar. NO OLVIDES SEGUIR LAS INDICACIONES DE TUS AUTORIDADES EN ESOS CASOS.
• Próximos Pasos o Acciones de Seguimiento: Indicación de las acciones que se llevarán a cabo después de la reunión, tanto por parte de la escuela como de los padres.
  • Esto puede incluir fechas límite para tareas, próximas reuniones o comunicaciones. Si no está en tus manos, pon fechas aproximadas, pero posteriormente no olvides agendar con apoyo de tus autoridades.

V. Cierre del Acta:

• Hora de Finalización de la Reunión: Hora en que concluyó la reunión.
• Nombre y Firma de quien elabora el acta: Nombre completo y firma del secretario, maestro o persona designada para redactar el acta. ES IMPORTANTE QUE, SI NO ES LEGIBLE, se den el tiempo de hacer un formato final y anexar el original llenado a mano. No cambies nada, solo traspasa la información.
• Espacio para Firmas: En algunos casos, se puede incluir un espacio para que los representantes de la escuela y/o algunos padres firmen el acta como constancia de su contenido.
  • No olvides el VoBo de tus autoridades superiores, ya que es importante que conozcan todos los acuerdos que se generan, sobre todo si no están presentes. Te podrán apoyar, orientar y respaldar en todas las decisiones que tomes, pero recuerda que, si alguna va contra Reglamentos o Indicaciones de la Secretaría de Educación, tendrán que corregir y orientarte para que se anulen algunas decisiones o se reorienten.

Elementos Adicionales que pueden incluirse:

• Materiales Entregados: Si se distribuyeron documentos o información durante la reunión, se puede mencionar brevemente. Si entregas materiales, también lleva tu lista de cotejo.
• Anexos: Si hay documentos relevantes que complementan el acta (ej., lista de asistencia detallada, presentaciones), se pueden anexar y mencionar en el acta. Puedes agregar tus diapositivas, fotos de la reunión, entre otros.
• Tono del Lenguaje: El lenguaje debe ser formal, objetivo y claro.

Importancia del Acta:

El acta de reunión es un documento importante porque:

• Registra la información: Asegura que todos los participantes tengan un registro de lo que se discutió y acordó.
• Establece responsabilidades: Clarifica quién debe hacer qué después de la reunión.
• Facilita el seguimiento: Permite revisar los acuerdos y verificar su cumplimiento.
• Sirve como referencia: Puede consultarse en el futuro si surgen dudas o se necesita recordar algún punto tratado.

Es fundamental que el acta sea elaborada de manera precisa y completa para que cumpla su función de manera efectiva.

Si tu escuela tiene algún formato que cubra todos los elementos, es mucho mejor y si tiene un diseño formal, le da un valor visual formal mayor, pero puedes hacer tus propios formatos, bonitos, creativos o formales, pero también no olvides que deben cumplir con todos los requisitos indispensables, son una gran herramienta para ti, para tus autoridades y para tus padres de familia, con ello pueden respaldarse para cualquier queja o inconformidad, sobre todo las que suelen presentarse por los papás que no asistieron.

Evita hacer redacciones en cuadernos, puede servirte como un respaldo, pero no olvides que eres un profesional en la educación, un docente y servidor público; por ello, es sumamente importante que tomes tu trabajo con responsabilidad, organización y profesionalismo, evita acciones que te hagan hacer trabajo doble.

TIPS ADICIONALES.

Al finalizar la reunión cancela los nombres de quienes no asistieron, o si lo llenaron en el momento, cancela los espacios libres, con ello garantizas que nadie diga que si asistió, pero no firmo u olvido hacerlo.

Si no es legible, escribe al final, “se traspasará a computadora para una mejor legibilidad” se firmará ya impresa el día __ por _____ en dirección escolar. Con ello garantizas que no se alterará el acta, y solamente se pasará en limpio, pide a las representantes de grupo firmen en una orilla todas las hojas del acta y sus anexos, se enumere del 1 en adelante y se cierre con, “total de hojas”, garantizando no falte absolutamente nada, no olvides entregar una copia a tus autoridades superiores.

Si la reunión es con pocos padres, según sea el caso o temática, y no asisten, puedes señalar que acciones se realizarán con ellos, por ejemplo, casos que deban ser reportados a autoridades externas como PRONNIF, visita de trabajo social, entre otros, así mismo, en casos muy particulares, no olvides redactar las expresiones importantes de los padres de familia, tal cual lo digan, no importando si dicen palabras mal pronunciadas, nombres equivocados, fechas incorrectas, esto garantiza que no estas falseando o alterando información.

Usa siempre hojas blancas, evita hojas de color o fondos de colores obscuros, usa tinta negra para redacción, azul para firmas, garantizando la legibilidad y originalidad del documento. Si el documento o formato es “bonito” o decorado, usa colores pastel, marca de agua, entre otros.

En mi experiencia, trata de usar los formatos oficiales en caso de protocolos, debido a que pueden invalidar algún documento si no se hace el formato correcto.

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